تسعي برامج التميز العالمية، الأقليمية ، القومية والداخلية لتحقيق هدف واحد وهو رفع فاعلية وكفاءة المؤسسات والادارات والافراد و تشجيعهم علي المضي قدما في رحلة التميز. ويجب ان يكون هذا الهدف واضح ومعلن لدي كافة المعنيين وان يتم الترويج له في كافة المناسبات و في جميع مراحل الجائزة من بداية الاعلان عنها حتي اعلان النتائج وتوزيع الجوائز.
وتحرص برامج التميز علي تبني مفاهيم ومعايير التميز ووضعها في الاعتبار في كافة المراحل، كما تأخذ في الاعتبار منطق الرادار و التركيز علي وضع أهداف واضحة لكل مرحلة ومؤشرات قياس واضحة لقياس فعالية و كفاءة المنهجيات المستخدمة وكيفية تطبيقها في تحقيق الاهداف المنشودة والتعلم منها من اجل تحسين و تطويرالمنهجيات المستخدمة.
لكي تحقق برامج التميز النجاح المنشود لابد ان يكون لديها اسباب واهداف واضحة تدفعها لبناء برامج قوية تمكنها من الاستمرار في دعم كافة المعنيين كما عليها تبني رؤية محددة وواضحة علي ان يتم مشاركتها والتوافق عليها وان تكون قادرة علي تلبية توقعات كافة فئات المعنيين.
تحدد برامج التميز كافة فئات المعنيين و يتم تصنيفهم بدقة للتعرف علي توقعاتهم ومتطلباتهم فهي تسعي دائما لتحقيق توقعات كافة المعنيين وتتأكد من ذلك عن طريق قياس الانطباع والاجتماعات و المقابلات الشخصية. علما ان تحديد و تصنيف فئات المعنيين والتعرف علي توقعاتهم يعد من اهم عوامل نجاح برامج التميز.
علي برامج التميز ان تضع معايير أختيار المقيمين وان تقوم باختيار المقيمين من خلال المقابلات الشخصية واعطائهم التدريب الكافي واتاحة الفرصة للفرق للتعرف علي بعضهم جيدا قبل تنفيذ الزيارات الميدانية حتي يكون لديهم التفاهم والتجانس الكامل كذلك يجب ان تكون توجهات البرنامج واضحة ومحددة و لابد من التأكد من سير عمليات التقييم من اليوم الأول.
اختر، أهل، أختبر، مكن، فوض
كذلك تقوم برامج التميز بتهيئة بيئة عمل مناسبة لفرق التقييم واللجان الفنية والادارية بعيدا عن كافة الضغوط واستغلال 80% من طاقة فريق التقييم في الزيارات الميدانية والتقرير النهائي و 20% فقط في ماقبل ذلك مما ينتج عنه زيارة ميدانية فعالة وتقرير نهائي عالي المستوي يضيف قيمة للمؤسسة ويمكنها من تحقيق فعالية و كفاءة اعلي وهو الهدف الرئيسي من عملية الجوائز كما يضيف ايضا تعلم وخبرة لفرق التقييم و اللجان الفنية و فريق عمل الجائزة.
تذكر دائما ان فريق عمل غير راض او يعمل تحت ضغوط لن يتمكن من تحقيق سوي نتائج هزيلة.
كذلك لابد من تأهيل جهاز فني واداري قوي و مرن لكي يتمكن من وضع خطة عمل لعملية التقييم و توزيع الادوار و تفويض الصلاحيات و ذلك للاستجابة السريعة للمتغيرات ولتوقعات المعنيين و التدخل السريع لحل المشكلات التي تطرأ اثناء عملية التقييم حتي لا تتأثر النتائج النهائية.
الوصايا العشر للمقيم:
- التركيز علي الهدف الرئيسي و المنتج النهائي وهو تقرير نهائي يضيف قيمة للمؤسسة ويشجعها علي الاستمرار في رحلة التميز.
- في مرحلة ماقبل الزيارة الميدانية يتم التركيز علي دراسة المعلومات الرئيسية للمؤسسة فهم المؤسسة و كيف تعمل هذه المؤسسة لتحقيق أهدافها و يعد هذا أهم عنصر في تقييم أي مؤسسة ويتم ربطها بكافة المعايير الفرعية وذلك لوضعها في الاعتبار في عملية الزيارات الميدانية وطوال مرحلة التقييم.
- الاعداد الجيد للزيارات الميدانية وتقسيم الادوار والتخطيط الجيد للزيارات الميدانيه والأخذ في الاعتبار ان تغطي الأسئلة المطروحة استكمال المعلومات الرئيسية الغير واضحة في الوثيقة و ان تشتمل علي عناصر الرادار، فكيف يمكن كتابة التقرير او وضع الدرجات بدون التعرف علي مستوي تحقيق عناصر الرادار.
- اثناء الزيارات الميدانية يجب ان يتعامل المقيمون بمنتهي الاحترافية و المهنية و يتجنبوا اسئلة حب الاستطلاع و ان تكون كافة الاسئلة الموجهه سهلة، واضحة ومركزة و ان يكون اجابة السؤال مؤثرة في الدرجات الممنوحة. علي فريق التقييم الالتزام بالادوار المتفق عليها و عدم مقاطعة الاخرين و احترام رايهم و توضيح الاسئلة باكثر من طريقة للتأكد من الحصول علي الاجابة الصحيحية. كذلك يجب الالتزام بالجدول الزمني للزيارة الميدانية واحترام وقت الاخرين فان اخفاق المقيمين في الالتزام بالوقت يعطي انطباع سيء عن المقيمين والجائزة.
لاتخرج من المؤسسة بدون استكمال كافة الاسئلة والاستفسارات المطلوبة والتحقق من كافة النقاط و تسجيلها.
لا تبدي اي انطباعات او تعليقات ايجابية اوسلبية خلال المقابلات او خلال الجلسة الافتتاحية او الجلسة الختامية. و لكن احرص علي تقديم الشكر للمؤسسة قيادة وعاملين علي التعاون اثناء الزيارة وحسن الاستقبال.
- بعد الزيارة الميدانية مباشرة احرض علي الاجتماع مع فريق المقيمين للتشاور والتوافق النهائي علي كافة النقاط و علي صياغة التقرير بشكل محترف مع عدم الاطالة في الملاحظات و ان تكون الملاحظات ذات قيمة مضافة للمؤسسة ويمكن للمؤسسة فهمها بسهولة وان تضع خطط تحسين بناء عليها.
- لا تتأثر بأي انطباع سابق قبل الزيارة و لا بالدرجات السابقة في حالة طلب البرنامج وضع درجات قبل الزيارة الميدانية. وتذكر دائما ان (الدورالاساسي للمقيم هو تقييم المؤسسة و ليس تقييم الوثيقة)
- الاهتمام الأكبر بصياغة التعليقات فهي المنتج النهائي لعملية التقييم و اذا تم صياغتها باسلوب محكم و احترافي سيتم الاتفاق علي الدرجات بسهولة وستأتي مطابقة للتعليقات المكتوبة. اما في حالة كتابة تعليقات مبتورة اوغير واضحة ستكون الدرجات محل خلاف مع المقيمين و رئيس الفريق والمحكمين وايضا المؤسسة. العنصر الاساسي في التقرير النهائي ان تعكس الدرجات النص الكتوب في التعليقات علي البند.
- لا تقع في خطأ أن يكون لديك انطباع او حكم مسبق عن المؤسسة أثناء عملية التقييم. كن حيادي و قم بقييم المؤسسة باستخدام المفاهيم، المعايير والرادار في سياق المعلومات الرئيسية للمؤسسة، فاذا اخفق المقيم في فهم المؤسسة فقد التقييم بمصداقية لانه سيبدو كما انه يقيم اي مؤسسة اخري.
- قم بتقديم رسالة الي القيادة العليا علي مستوي استراتيجي علي مفاهيم التميز الثمانية مع الأخذ في الاعتبار اان كافة المفاهيم مربوطة بالمعايير و تأكد انه لا تعارض بين بنود التقرير وبعضها و الملخص التنفيذي.
- عد نفسك مع الفريق لجلسة التحكيم من خلال عرض تقديمي قوي يدل علي فهمك الجيد للمؤسسة و يوضح نقاط القوة البارزة وفرص التحسين الرئيسية علي مستوي المؤسسة وكن مستعد للرد علي أسئلة و استفسارات فريق التحكيم، لا تختلف مع زملائك او رئيس الفريق أثناء العرض و لا تقاطع أحد و احترم أراء الجميع و تذكر ان الدور الرئيسي للجنة التحكيم هو التأكد من تتطابق معايير وضع الدرجات للمؤسسات المختلفة لضمان العدالة.